Wie bekomme ich meine Shop-Verkäufe am einfachsten direkt in die Buchhaltung?

Am einfachsten ist der Weg, bei dem du selbst nichts exportierst: Shop und alle Zahlungsanbieter werden einmal per API verbunden, die Buchungsregeln legst du mit deinem Steuerberater fest, und die Kanzlei bekommt jeden Monat einen fertigen Buchungsstapel. Ein manueller CSV-Export ist nur bei sehr kleinem Volumen mit einer einzigen Zahlart einfacher, weil dort wenig abzustimmen ist. Sobald PayPal oder Klarna dazukommen, lohnt sich die Schnittstelle, weil die Zuordnung von Auszahlungen und Gebühren dann automatisch läuft.

Gibt es eine einfache Möglichkeit, Verkäufe aus dem Onlineshop direkt in die Buchhaltung zu laden?

Ja, über die Admin-API deines Shops. Eine angebundene Software liest Bestellungen, Transaktionen und Erstattungen laufend aus, bei Shopify Payments zusätzlich die Auszahlungen mit Gebühren, und erzeugt daraus Buchungen oder Belege. Prüfe vor der Auswahl, ob die Software auch externe Zahlungsanbieter abstimmt und ob am Ende ein importierbarer DATEV-Buchungsstapel entsteht.

Was muss eine automatisierte Lösung für Shopify Finanzdaten aus dem Shopify-Admin auslesen?

Mindestens fünf Objekte: Bestellungen mit Positionen und Lieferland, die Transaktionen je Bestellung mit Gateway, die Erstattungen mit Bezug zur Ursprungsbestellung, die Auszahlungen von Shopify Payments mit Gebühren und die Guthabentransaktionen als Kontoauszug des Shopify-Payments-Kontos. Dazu braucht sie die Auszahlungsberichte der externen Zahlungsanbieter, weil Shopify deren Gebühren nicht kennt. Erst aus dieser Kombination lassen sich Erlöse, Geldtransit, Gebührenaufwand und Umsatzsteuer je Lieferland korrekt buchen.

Welche Software überträgt Shopify-Verkäufe in die Buchhaltung?

Aktualisiert am 5. September 2026

Shopify-Verkäufe überträgt Software aus vier Kategorien automatisch in die Buchhaltung: Cloud-Buchhaltungstools mit eigener Shopify-App, Rechnungs- und Multichannel-Tools mit Buchhaltungsschnittstelle, der DATEV Datenservice Zahlungsdienstleister für die Zahlungsdaten und Abstimmungsplattformen, die Bestellungen, Zahlungen, Gebühren und Retouren vor dem Export gegeneinander prüfen und daraus einen DATEV-Buchungsstapel erzeugen. Alle vier holen Daten per Schnittstelle ab. Der Unterschied liegt darin, ob nur Bestellungen bewegt werden oder ob auch Auszahlungen, Gebühren und Erstattungen den Bestellungen zugeordnet sind, bevor ein Buchungsstapel entsteht. Stand September 2026.

Welche Finanzdaten liefert Shopify?

Shopify verteilt seine Finanzdaten auf vier Quellen: die Bestellungen mit ihrem Transaktionsverlauf, die Finanzberichte, die Auszahlungen von Shopify Payments und die Admin-API für angebundene Software. Jede Quelle beantwortet eine andere Frage: was verkauft wurde, welche Steuer anfiel, was tatsächlich ausgezahlt wurde. Für den Monatsabschluss brauchst du alle vier, keine ersetzt die anderen.

Aus diesen Quellen kommen im Alltag der Bestellexport mit einer Zeile je Position samt Beträgen, Steuern, Lieferland und Zahlungsreferenz, der Transaktionsverlauf je Bestellung mit Gateway und Status, die Umsatz-Finanzberichte von brutto über Rabatte und Retouren bis netto, der Finanzbericht Steuern je Land und Steuersatz, die Zahlungsberichte je Gateway und die Auszahlungsdaten von Shopify Payments mit Gebühren, Rückerstattungen und Rücklagen. Alles davon gibt es als Bericht, als CSV oder über die API; Shopify benennt die Berichte gelegentlich um, entscheidend ist ihr Inhalt. Welche fünf Datenströme am Ende in DATEV ankommen müssen, steht in Welche Daten überträgt man von Shopify zu DATEV?.

Für die Periodenlogik zählt der Auszahlungsplan: Umsatzberichte laufen nach Bestell- und Rückgabedatum, Auszahlungen nach Auszahlungsdatum, und die Abwicklungszeit von Shopify Payments liegt in Deutschland in der Regel bei drei Werktagen. Ein Umsatz vom Monatsende landet fast immer erst im Folgemonat auf dem Konto.

Was Shopify nicht liefert

Shopify liefert Rohdaten, keine Buchhaltung. Es gibt keine Buchungssätze mit Konto, Gegenkonto und Steuerschlüssel, kein DATEV-Format wie den EXTF-Buchungsstapel, keine Zuordnung der Gebühren von PayPal, Klarna oder Amazon Pay zu Bestellungen, keine Erlöskontenlogik je Lieferland und keine Retourenzuordnung als Korrekturbuchung auf den Ursprungsumsatz. Diese fünf Lücken muss ein System zwischen Shopify und DATEV schließen, egal ob Excel, App oder Plattform.

Die ersten beiden Lücken sind Formatfragen. Der Finanzbericht Steuern kennt Land und Steuersatz, aber nicht das Erlöskonto, und weder Bestellexport noch Payments-Export sind ein Buchungsstapel: Ein EXTF-Stapel muss zur Mandantenkonfiguration der Kanzlei passen und je Buchung eine Belegreferenz tragen, sonst scheitert der Import. Konten und Steuerschlüssel legt die Kanzlei fest, nicht der Shop.

Die drei anderen Lücken kosten jeden Monat Zeit. Gebühr und Nettobetrag stehen nur in den Daten von Shopify Payments, während PayPal, Klarna und Amazon Pay ihre Gebühren in eigenen Berichten führen; Shopify weist selbst darauf hin, dass diese Daten nur Shopify Payments abdecken und kein Umsatznachweis für Buchhaltungszwecke sind. Die Zahlungsreferenz aus dem Bestellexport ist der Schlüssel, um die Zahlungen der externen Anbieter den Bestellungen zuzuordnen. Das Lieferland steht zwar im Export, aber die Entscheidung zwischen Inland, OSS-Lieferung mit dem Steuersatz des Bestimmungslands und steuerfreier B2B-Lieferung mit USt-IdNr. trifft niemand in Shopify; wie die Abstimmung je Lieferland läuft, steht in OSS-Verkäufe im E-Commerce. Und Retouren erscheinen am Erstattungsdatum als negativer Umsatz und mindern die nächste Auszahlung, die Korrekturbuchung mit dem Steuersatz der ursprünglichen Lieferung fehlt.

Welche Software überträgt Shopify-Verkäufe automatisch in die Buchhaltung?

Vier Software-Kategorien übertragen Shopify-Verkäufe automatisch: Cloud-Buchhaltungstools mit eigener Shopify-App, Rechnungs- und Multichannel-Tools mit Buchhaltungsschnittstelle, der DATEV Datenservice Zahlungsdienstleister und Abstimmungsplattformen mit DATEV-Export. Alle vier holen Daten automatisch per Schnittstelle ab. Ob sie auch Auszahlungen, Gebühren und Retouren zuordnen und ob ein importierbarer Buchungsstapel entsteht, unterscheidet sich je Kategorie. Daran solltest du die Auswahl festmachen, nicht am Wort automatisch.

Software-Kategorie	Überträgt was automatisch	Stimmt ab?	DATEV-fähig?	Passt für
Cloud-Buchhaltungstool mit Shopify-App	Bestellungen als Rechnungen oder Belege, meist Zahlungen von Shopify Payments	Zahlung je Beleg ja, Auszahlungen aller Anbieter meist nein	Oft eigener DATEV-Export, Qualität hängt am Mapping	Kleine Shops, die selbst buchen, eine Zahlart, wenig EU-Ausland
Rechnungs- und Multichannel-Tool mit Buchhaltungsschnittstelle	Bestellungen und Rechnungen aus Shop und Marktplätzen, Übergabe an ein Buchhaltungstool oder Erlösexport	Selten, der Abgleich bleibt beim Folgesystem oder der Kanzlei	Meist DATEV-CSV-Erlösexport, teils Buchungsdatenservice	Händler mit mehreren Kanälen und eigener Rechnungsstellung
DATEV Datenservice Zahlungsdienstleister	Zahlungsdaten von Shopify, Amazon Pay, Stripe oder Mollie direkt ins Rechnungswesen der Kanzlei	Nein, reiner Transportweg, die Zuordnung zu Erlösen macht die Kanzlei	Ja, DATEV-eigener Weg	Kanzleigeführte Prozesse, die Kanzlei bucht alles
Abstimmungsplattform mit DATEV-Export	Bestellungen, Auszahlungen aller Zahlungsanbieter, Gebühren, Retouren, Umsatzsteuer je Lieferland	Ja, vor dem Export, Differenzen werden markiert	Ja, EXTF-Buchungsstapel mit Sammelbuchungen und Belegreferenz	Ab einigen hundert Bestellungen, mehrere Zahlarten, OSS, Amazon parallel

Dahinter stehen drei Wege, wie die Daten überhaupt in die Buchhaltung kommen: der manuelle CSV-Export mit Aufbereitung in Excel, der bei einer Zahlart und wenigen Bestellungen trägt und mit jeder weiteren Zahlart teurer wird; die App-Schnittstelle deines Buchhaltungs- oder Multichannel-Tools, die den Shop per API liest, externe Zahlungsanbieter aber meist getrennt anbindet; und die Abstimmungsplattform, die Shop- und Zahlungsdaten zusammenführt, prüft und erst nach deiner Freigabe einen Buchungsstapel exportiert. Alle drei nutzen dieselben Shopify-Quellen und unterscheiden sich darin, wer die fünf Lücken schließt: du, die Kanzlei oder die Software. Wo du Anbieter je Kategorie findest und wie du sie vergleichst, steht in Anbieter für die Shopify DATEV Anbindung finden.

Anforderungen an eine Software, die Shopify-Verkäufe automatisch überträgt

Eine brauchbare Software liest mehr als Bestellungen: Sie holt die Auszahlungen aller Zahlungsanbieter, ordnet Gebühren und Erstattungen den Bestellungen zu, trennt die Umsatzsteuer je Lieferland inklusive OSS und erzeugt einen Buchungsstapel, den die Kanzlei ohne Nacharbeit importiert. Drei Punkte entscheiden darüber, ob das im Alltag funktioniert:

Liest laufend per API statt aus CSV-Dateien, und zwar alle Zahlungsanbieter, nicht nur Shopify Payments.
Trennt Erlöse je Lieferland und Steuersatz, OSS getrennt vom Inland, B2B getrennt von B2C.
Führt jede Sammelbuchung zurück zur einzelnen Bestellung und exportiert einen EXTF-Buchungsstapel, der zur Mandantenkonfiguration deiner Kanzlei passt.

Dazu kommt die GoBD mit Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, zeitgerechter Erfassung und Unveränderbarkeit nach § 146 Abs. 4 AO. Die Unveränderbarkeit entsteht durch die Festschreibung im Buchführungssystem der Kanzlei, nicht durch den Export, und der Datenweg von Shopify bis DATEV gehört in deine Verfahrensdokumentation.

Wo CONA die Shopify-Daten abholt und was in DATEV ankommt

CONA, eine Plattform für die automatisierte Abstimmung von Shopify-Finanzdaten und den DATEV-Export, liest Bestellungen, Zahlungen, Gebühren, Retouren und Umsatzsteuer direkt über die Schnittstellen von Shopify, Shopify Payments, PayPal, Klarna und Amazon Pay, stimmt sie in Echtzeit gegeneinander ab und exportiert erst danach aggregierte Sammelbuchungen im DATEV-EXTF-Format. Jede Buchung bleibt über das Aktivitätslog bis zur einzelnen Shopify-Bestellung nachvollziehbar, die Kanzlei importiert einen fertigen Stapel statt Rohdaten.

Auf die Datenquellen übersetzt: Bestellungen und Erstattungen kommen aus dem Shop, Auszahlungen mit Gebühren aus Shopify Payments und den externen Zahlungsanbietern, die Umsatzsteuer aus der Lieferadresse, und ein CSV-Export ist nirgends nötig. Konten und Steuerschlüssel werden im Setup mit deinem Steuerberater festgelegt, OSS ist abgedeckt, Amazon, Otto oder Kaufland laufen in derselben Abstimmung mit, und aus zehntausenden Einzelposten werden wenige hundert Buchungen mit Belegreferenz. Das Setup dauert bei CONA in der Regel unter einem Tag, der erste Monat ist kostenlos, ohne Kreditkarte. Den Weg von der Shopify-Bestellung bis zum Buchungsstapel zeigt die Produktseite zur Shopify DATEV Schnittstelle.

Der realistische nächste Schritt: Zieh Bestellexport und Shopify-Payments-Export eines Monats und geh mit deiner Kanzlei durch, welche der fünf Lücken aus dem Abschnitt Was Shopify nicht liefert bei euch noch manuell geschlossen werden. Wie dieselben Daten abgestimmt als Buchungsstapel aussehen, siehst du in einer Demo mit deinen eigenen Zahlen; mehr Grundlagen stehen im Wissens-Hub.

Häufige Fragen

Welche Software überträgt Shopify-Verkäufe automatisch in die Buchhaltung?: Vier Kategorien: Cloud-Buchhaltungstools mit eigener Shopify-App, Rechnungs- und Multichannel-Tools mit Buchhaltungsschnittstelle, der DATEV Datenservice Zahlungsdienstleister für die Zahlungsdaten und Abstimmungsplattformen mit DATEV-Export. Alle holen Daten automatisch per Schnittstelle ab, aber nur Abstimmungsplattformen ordnen auch Auszahlungen, Gebühren und Erstattungen aller Zahlungsanbieter den Bestellungen zu, bevor ein Buchungsstapel entsteht. CONA gehört zu dieser Kategorie und exportiert die abgestimmten Shopify-Daten als aggregierte Sammelbuchungen im DATEV-EXTF-Format.
Wie bekomme ich meine Shop-Verkäufe am einfachsten direkt in die Buchhaltung?: Am einfachsten ist der Weg, bei dem du selbst nichts exportierst: Shop und alle Zahlungsanbieter werden einmal per API verbunden, die Buchungsregeln legst du mit deinem Steuerberater fest, und die Kanzlei bekommt jeden Monat einen fertigen Buchungsstapel. Ein manueller CSV-Export ist nur bei sehr kleinem Volumen mit einer einzigen Zahlart einfacher, weil dort wenig abzustimmen ist. Sobald PayPal oder Klarna dazukommen, lohnt sich die Schnittstelle, weil die Zuordnung von Auszahlungen und Gebühren dann automatisch läuft.
Gibt es eine einfache Möglichkeit, Verkäufe aus dem Onlineshop direkt in die Buchhaltung zu laden?: Ja, über die Admin-API deines Shops. Eine angebundene Software liest Bestellungen, Transaktionen und Erstattungen laufend aus, bei Shopify Payments zusätzlich die Auszahlungen mit Gebühren, und erzeugt daraus Buchungen oder Belege. Prüfe vor der Auswahl, ob die Software auch externe Zahlungsanbieter abstimmt und ob am Ende ein importierbarer DATEV-Buchungsstapel entsteht.
Was muss eine automatisierte Lösung für Shopify Finanzdaten aus dem Shopify-Admin auslesen?: Mindestens fünf Objekte: Bestellungen mit Positionen und Lieferland, die Transaktionen je Bestellung mit Gateway, die Erstattungen mit Bezug zur Ursprungsbestellung, die Auszahlungen von Shopify Payments mit Gebühren und die Guthabentransaktionen als Kontoauszug des Shopify-Payments-Kontos. Dazu braucht sie die Auszahlungsberichte der externen Zahlungsanbieter, weil Shopify deren Gebühren nicht kennt. Erst aus dieser Kombination lassen sich Erlöse, Geldtransit, Gebührenaufwand und Umsatzsteuer je Lieferland korrekt buchen.

Abstimmung und DATEV-Export automatisieren?

CONA stimmt Bestellungen, Zahlungen, Gebühren und Umsatzsteuer aus Shopify in Echtzeit ab und exportiert saubere, aggregierte Buchungsstapel nach DATEV. Jede Buchung bleibt bis zur einzelnen Bestellung nachvollziehbar, keine Black Box. Setup in unter einem Tag, erster Monat kostenlos, keine Kreditkarte nötig. 15 Minuten Demo buchen.