Shopify und Amazon in DATEV: buchen und abstimmen für die Kanzlei

Ein Tool stimmt Umsätze aus Shopify und Amazon nur dann automatisch ab, wenn es beide Kanäle samt ihren Zahlungsanbietern in eine gemeinsame Abstimmung holt, jede Auszahlung in Bruttoumsatz, Gebühren und Retouren zerlegt und das Ergebnis als geprüften Buchungsstapel im DATEV-EXTF-Format übergibt. CONA, eine Plattform für automatisierte Umsatzabstimmung und DATEV-Export für Shops und Marktplätze, ist für genau diesen Multichannel-Fall gebaut. Dieser Leitfaden zeigt Mandant und Kanzlei das Buchungsschema je Kanal, die Abstimmung über Geldtransitkonten und die Arbeitsteilung, die daraus folgt.

Warum Multichannel-Mandate in der Kanzlei zum Zeitfresser werden

E-Commerce-Mandate kosten Kanzleien Zeit, weil kein Kanal liefert, was die Buchführung braucht: Bruttoumsatz je Steuerfall, Gebühren mit Beleg und Zahlungen, die zu einer Bestellung passen. Stattdessen kommen Netto-Auszahlungen, je Kanal ein anderer Report, Umsatzsteuer je Lieferland und Retouren aus dem Vormonat. Zuordnen muss das jemand, und dieser Jemand ist heute meist die Kanzlei.

Drei Punkte machen den Großteil der Arbeit aus. Erstens die Netto-Auszahlung: Die Bank zeigt die Summe nach Abzügen, nie den Umsatz, und als Erlös gebucht fehlen Umsatz und Gebührenaufwand, während die Umsatzsteuer auf einer zu niedrigen Basis entsteht. Zweitens ein Report je Kanal, bei Shopify Bestellexport plus Auszahlungsbericht je Zahlungsanbieter, bei Amazon Settlement plus Umsatzsteuer-Transaktionsbericht, jeweils mit anderen Spalten, anderen Rhythmen und Gebühren, deren Beleg im Rechnungsarchiv des Anbieters liegt. Drittens der Zeitraum und das Lieferland: Derselbe Verkauf nach Österreich ist mit bestätigter USt-IdNr. eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung und ohne sie über der Schwelle ein Fernverkauf mit österreichischer Steuer, und eine Erstattung gehört in den Zeitraum der Erstattung, nicht in den des Settlements. Jede offene Position landet auf einem Klärungskonto, das jeden Monat wächst.

Buchungsschema je Kanal: was bei Shopify und Amazon getrennt bleibt

In beiden Kanälen gilt dasselbe Grundmuster: Erlös brutto je Steuerfall, ein eigenes Geldtransitkonto je Zahlungsanbieter oder Marktplatz, Gebühren getrennt als Aufwand, und die Auszahlung gleicht nur noch das Geldtransitkonto aus, statt Umsatz zu sein. Welche Konten und Steuerschlüssel dahinterstehen, kommt aus dem Kontenrahmen des Mandats und wird zwischen Kanzlei und Mandant einmal schriftlich festgelegt.

Bei Shopify muss die Kanzlei vier Dinge auseinanderhalten: die Erlöse je Steuerfall, also Inland je Satz, OSS je Lieferland, steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen und Ausfuhren, weil Voranmeldung, OSS-Auswertung und Zusammenfassende Meldung aus Konto und Steuerschlüssel lesen; ein Geldtransitkonto je Zahlungsanbieter statt eines gemeinsamen, weil sich nur so jede Auszahlung einzeln erklären lässt; die Gebühren mit der Steuerbehandlung, die die Rechnung des Anbieters vorgibt, nicht der Abzug im Report; und Erstattungen als Erlösschmälerung im Steuerfall der Ursprungsbestellung, aber im Zeitraum der Erstattung. Welche fünf Datenströme dafür aus dem Shop kommen müssen, erklärt der Artikel Welche Daten überträgt man von Shopify zu DATEV.

Bei Amazon kommt eine Zerlegung davor, denn ein Settlement ist kein Umsatz, sondern eine Verrechnung aus Bruttoumsatz je Steuerfall, Verkaufs- und FBA-Gebühren, Werbekosten, Erstattungen an Kunden, Entschädigungen und Einbehalten. Jede dieser Positionen braucht ihre eigene Behandlung, und zwar eine, die die Kanzlei festlegt, weil Erlös, Aufwand, Ertrag und bloße Einbehalte buchhalterisch verschieden sind. Wer das Settlement als eine Summe bucht, verliert genau diese Unterscheidung. Zwei Besonderheiten kommen dazu: Amazon zahlt in der Regel alle 14 Tage aus, ein Buchungsmonat berührt deshalb meist drei Settlements, und maßgeblich ist nicht das Settlement-Datum, sondern der Vorgang, also das Versanddatum beim Umsatz und das Erstattungsdatum bei der Gutschrift. Bei Pan-EU kommen Lagerverbringungen und Verkäufe aus ausländischen Lagern mit eigener steuerlicher Behandlung dazu; die Fallunterscheidung erklärt der Leitfaden OSS-Verkäufe im E-Commerce.

Multichannel-Abstimmung: ein Bankkonto, mehrere Geldtransitkonten

Die Abstimmung läuft über die Geldtransitkonten, in vielen Kanzleien Verrechnungskonten genannt. Je Kanal und Zeitraum muss sich jede Auszahlung vollständig aus Umsatz, Gebühren und Retouren erklären lassen. Bleibt ein Rest, fehlt eine Position, und der Saldo des Geldtransitkontos zeigt, in welchem Kanal. Auf dem Bankkonto siehst du nur Summen, deshalb darf kein Kanal ohne eigenes Geldtransitkonto laufen.

Der Punkt daran: Shopify Payments und Amazon landen als mehrere Überweisungen auf demselben Bankkonto, in unterschiedlichem Rhythmus und jeweils schon um ihre eigenen Abzüge gekürzt. Nur getrennte Geldtransitkonten sagen dir, welcher Teil zu welchem Kanal gehört. Das Geldtransit-Modell dahinter erklärt Zahlungsströme in die Buchführung bringen.

Eine Differenz ist deshalb immer im Kanal zu suchen, nicht im Bankkonto: Solange nicht jeder Bankumsatz seinem Kanal zugeordnet ist, lässt sich gar nicht sagen, welche Position fehlt. Die üblichen Verdächtigen sind Zeitversatz zwischen Verkauf und Auszahlung, Retouren aus Vorperioden, Gebührenrechnungen mit anderem Zeitraum oder anderer Währung als der Abzug im Report sowie Chargebacks ohne Bestellbezug. Kommen Otto oder Kaufland als dritter Kanal dazu, bekommt jeder ein eigenes Geldtransitkonto nach derselben Logik.

Wer macht was und woran die Kanzlei ein Tool misst

Die Arbeitsteilung funktioniert, wenn drei Rollen getrennt bleiben. Der Mandant liefert abgestimmte, aggregierte Buchungsstapel und die Belege. Die Kanzlei legt Kontenrahmen, Steuerschlüssel und Buchungsregeln fest, bucht die Bank, importiert die Stapel und prüft. Das Tool übernimmt das Zerlegen, Zuordnen und Abstimmen zwischen beiden. Entscheidungen bleiben in der Kanzlei, Handarbeit verschwindet.

Vor dem ersten Stapel klärt die Kanzlei drei Punkte, und dieselben drei entscheiden auch, ob ein Tool zum Mandat passt:

1. Konten und Steuerlage schriftlich. Welche Erlös-, Geldtransit- und Gebührenkonten gelten, seit wann eine OSS-Registrierung besteht, ob aus EU-Lagern versendet wird und wie B2B-Kunden geprüft werden.
2. Alle Kanäle in einer Abstimmung, nicht ein Export je Kanal, mit einem Geldtransitkonto je Anbieter, das gegen die Bankumsätze läuft.
3. Rückverfolgbarkeit und Rhythmus. Jede Sammelbuchung führt bis zur Bestellung und zum Settlement zurück, die Settlement-Zyklen sind sauber auf den Monatsstapel abgegrenzt, und vor dem Umstieg läuft ein Parallelmonat.

Erfüllt ein Tool die Punkte zwei und drei nicht, wird die Kanzlei wieder zur Abstimmungsabteilung des Mandats. Wie Kanzleien Buchhaltungssoftware grundsätzlich bewerten, steht im Artikel Welche E-Commerce-Buchhaltungssoftware Steuerberater empfehlen, die sieben Fragen für das Kanzleigespräch im Artikel Shopify DATEV Export für Steuerberater.

Wie CONA Shopify und Amazon in einer Abstimmung zusammenführt

CONA führt Shopify mit Shopify Payments, PayPal, Klarna, Mollie, Adyen und Amazon Pay, Amazon FBA und FBM auf allen EU-Marktplätzen sowie Otto, Kaufland, MediaMarktSaturn, Douglas und TikTok Shop in einer gemeinsamen Abstimmung zusammen. Bestellungen, Zahlungen, Gebühren, Retouren und Umsatzsteuer werden in Echtzeit abgestimmt, bevor etwas exportiert wird. Nach DATEV geht ein aggregierter EXTF-Buchungsstapel nach den Regeln deines Steuerberaters, und jede Sammelbuchung bleibt bis zur Bestellung nachvollziehbar.

Gegen diese Punkte gelesen: Multichannel läuft in einer Abstimmung, aus zehntausenden Einzelposten werden einige hundert Sammelbuchungen, und das Aktivitätslog führt von jeder davon zur einzelnen Bestellung. Konten, Steuerschlüssel und Buchungsregeln werden im Setup mit dem Steuerberater vereinbart, OSS- und Lieferland-Logik ist abgedeckt, und die Kanzlei behält Kontierung und Freigabe. Die Produktseite zur Shopify DATEV Schnittstelle zeigt den Weg von der Zahlung zum Stapel, die Seite Marktplätze zu DATEV dieselbe Logik für Otto, Kaufland und weitere Marktplätze.

Der nächste Schritt für Mandant und Kanzlei gemeinsam: die Kontenliste ausfüllen, einen Parallelmonat vereinbaren und den Steuerberater in eine Demo mitnehmen, in der beide Kanäle am eigenen Datenbestand durchgespielt werden. Der erste Monat bei CONA ist kostenlos, das Setup in der Regel unter einem Tag erledigt, und am Ende zählen zwei Dinge: Abstimmung vor dem Export und Nachvollziehbarkeit jeder Buchung bis zur Bestellung. Mehr Grundlagen zu Shopify, Amazon und DATEV findest du im Wissens-Hub.