Welche Daten überträgt man von Shopify zu DATEV?

Von Shopify nach DATEV müssen fünf Datenströme übertragen werden: Bestellungen als Erlösbuchungen, Zahlungen und Payouts der Zahlungsanbieter, deren Gebühren als Aufwand, Retouren und Gutschriften als Erlösminderung sowie die Umsatzsteuer je Lieferland. Erst wenn alle fünf Ströme ankommen und gegeneinander abgestimmt sind, gehen die Salden in DATEV auf. Der häufigste Fehler ist, nur den ersten Strom zu übertragen und die übrigen vier dem Steuerberater zu überlassen.

Dieser Artikel geht jeden Strom einzeln durch: welche Quelle die Daten liefert, was daraus in DATEV wird und was schiefgeht, wenn der Strom fehlt.

Die fünf Datenströme im Überblick

Strom 1: Bestellungen und Erlöse

Die Basis. Jede Bestellung wird zur Erlösbuchung, aufgeteilt nach Steuersatz und Lieferland. Ein deutscher Verkauf mit 19 Prozent gehört auf ein anderes Erlöskonto als ein OSS-Verkauf nach Österreich. Welche Konten das konkret sind, legt dein Steuerberater fest, denn Kontenrahmen und Steuerlogik sind je Mandant unterschiedlich.

Wichtig ist die Trennung schon bei der Übertragung: Ein Sammelposten, der alle Länder und Steuersätze vermischt, lässt sich nachträglich nicht mehr sauber aufteilen. Und die Datumsfrage gehört geklärt: Ob der Umsatz zum Bestell- oder Versanddatum realisiert wird, entscheidet die Kanzlei, der Export setzt die Regel nur um.

Strom 2: Zahlungen und Payouts

Der Strom, der am häufigsten fehlt. Bestellungen sagen, was verkauft wurde. Payouts sagen, was tatsächlich ausgezahlt wurde: gebündelt, zeitversetzt und nach Abzug von Gebühren. Zwischen beiden liegt die eigentliche Abstimmungsarbeit.

In DATEV laufen Zahlungen über Geldtransit- und Verrechnungskonten: Der Zahlungseingang beim Anbieter und die spätere Auszahlung auf dem Bankkonto sind zwei getrennte Vorgänge. Ohne diesen Strom stehen Erlöse in DATEV, deren Geldeingang niemand belegen kann, und über Monatsenden fehlt die Abgrenzung noch nicht ausgezahlter Beträge. Dazu kommt der Multiplikator mehrerer Zahlungsarten: Shopify Payments, PayPal, Klarna und Amazon Pay zahlen in eigenen Zyklen mit eigener Berichtslogik aus, jeder Anbieter ist ein eigener Abstimmungsstrang. Wie dieser Abgleich im Detail funktioniert, steht in der Anleitung zur Shopify Umsatzabstimmung.

Strom 3: Gebühren der Zahlungsanbieter

Jeder Zahlungsanbieter behält seine Gebühr ein, bevor er auszahlt. Diese Gebühren sind Betriebsausgaben und gehören als eigener Aufwand auf ein Gebührenkonto, belegt durch die Payout-Reports der Anbieter.

Der klassische Fehler: Die Netto-Auszahlung wird als Umsatz gebucht, die Gebühr verschwindet. Dann ist der Erlös zu niedrig, der Aufwand fehlt komplett, und die Umsatzsteuer wird auf falscher Basis berechnet. Korrekt ist immer brutto: voller Erlös auf der einen Seite, Gebühren als Aufwand auf der anderen.

Strom 4: Retouren und Gutschriften

Jede Erstattung mindert Umsatz und Umsatzsteuer und braucht dafür eine eigene Korrekturbuchung, referenziert auf den ursprünglichen Verkauf. Zwei Eigenheiten machen den Strom fehleranfällig: Ein Refund mindert die nächste Auszahlung des Zahlungsanbieters, nicht die ursprüngliche, und eine Teilerstattung korrigiert nur einen Teil des Umsatzes samt anteiliger Steuer.

Fehlt der Strom, weist DATEV zu viel Umsatz aus und du führst zu viel Umsatzsteuer ab. Bei Retourenquoten, die je nach Sortiment zweistellig sind, ist das keine Rundungsgröße. Zur Vollständigkeit gehören auch die zugehörigen Belege: Stornos, Teilgutschriften und Korrekturrechnungen. CONA erstellt diese Belege automatisch, ebenso wie USt-Rechnungen für B2B und B2C inklusive Käuferdaten und USt-IdNr.

Strom 5: Umsatzsteuer je Lieferland

Die Umsatzsteuer ist kein eigener Report, sondern eine Dimension an jeder Erlös- und Korrekturbuchung: Steuersatz und Steuerbehandlung hängen am Lieferland. Inlandsumsätze, EU-Verkäufe über OSS und Drittlandsfälle müssen getrennt laufen, ab 10.000 Euro EU-weitem B2C-Fernverkaufsumsatz pro Jahr wird im Bestimmungsland versteuert.

In DATEV läuft die Steuerlogik über Automatikkonten oder explizite Steuerschlüssel, welche Variante gilt, ist Kanzlei-Konfiguration. Der Export muss die Trennung je Lieferland liefern, sonst stimmen USt-Voranmeldung und OSS-Meldung nicht und die Korrekturen landen als Rückfragen bei dir.

Was nicht übertragen werden sollte

Genauso wichtig wie die Frage, welche Daten ankommen müssen, ist die Frage nach dem Zustand. Drei Dinge gehören nicht nach DATEV:

Rohdaten ohne Abstimmung. Bestelllisten und Transaktionsreports sind Ausgangsmaterial, keine Buchhaltung. Unabgestimmt importiert, werden sie zum Klärungsfall in der Kanzlei. Erst abstimmen, dann exportieren: Was ein brauchbarer Export enthält, steht im Artikel DATEV Export aus Shopify für den Steuerberater.

Einzelbuchungen bei Volumen. Zehntausende Buchungszeilen machen DATEV unbrauchbar. Identische Vorgänge, also gleicher Tag und gleiche Buchungslogik, gehören zu Sammelbuchungen aggregiert. Nie aggregiert werden dürfen unterschiedliche Steuerbehandlungen und Länder. Jede Sammelbuchung braucht eine Belegreferenz zur Aufschlüsselung, bei CONA übernimmt das ein Aktivitätslog, das jede Buchung bis zur einzelnen Bestellung rückverfolgbar macht.

Interne Kennzahlen. Conversion-Rates, Sessions, Warenkorbwerte: alles wichtig fürs Marketing, nichts davon gehört in die Finanzbuchhaltung. DATEV ist für Buchungssätze da, nicht für Shop-Analytics.

So kommen alle fünf Ströme zusammen

Manuell heißt vollständige Übertragung: Bestell-Export plus Payout-Reports jedes einzelnen Zahlungsanbieters ziehen, in Excel gegeneinander abstimmen und als Buchungsvorlage an die Kanzlei geben. Das funktioniert bei kleinem Volumen, skaliert aber schlecht, weil jede Bestellung Datenpunkte in mehreren Reports erzeugt. Die drei Lösungswege für die Anbindung, vom CSV-Prozess bis zur Abstimmungsplattform, vergleicht der Artikel Shopify mit DATEV verbinden.

CONA bindet alle fünf Ströme direkt an: Shopify plus Shopify Payments, PayPal, Klarna und Amazon Pay, dazu Amazon mit FBA und FBM auf allen EU-Marktplätzen, die Übersicht steht auf der Integrationsseite. Die Ströme werden in Echtzeit gegeneinander abgestimmt, bevor exportiert wird, und nur geprüfte, aggregierte Buchungen gehen nach DATEV. Die Preise sind nutzungsbasiert und starten bei 19,99 Euro pro Monat zzgl. MwSt., skalierend mit dem Bestellvolumen, mit allen Features in jeder Stufe, der erste Monat ist kostenlos, ohne Kreditkarte.

Mehr Grundlagen zu Abstimmung, Export und Kosten findest du im Wissens-Hub. Und wenn du sehen willst, wie die fünf Ströme aus deinem Shop in DATEV ankommen, kannst du dir das in einer kostenlosen Demo mit deinen echten Daten zeigen lassen.