Multichannel-Buchhaltung: Steuern und Gebühren für DATEV abstimmen

Buchhaltungssoftware für mehrere Verkaufskanäle muss drei Dinge leisten: jeden Kanal direkt anbinden statt CSV-Uploads zu verlangen, Steuern und Gebühren aller Kanäle vor dem Export in einer gemeinsamen Abstimmung prüfen und das Ergebnis als Buchungsstapel im DATEV-Format übergeben. Fehlt der mittlere Schritt, landen ungeprüfte Zahlen in DATEV, und die Kanzlei stimmt nach. CONA, eine Plattform für automatisierte Umsatz-, Steuer- und Gebührenabstimmung mit DATEV-Export für Multichannel-Händler, ist für genau diesen Ablauf gebaut.

Dieser Leitfaden zeigt, welche Daten jeder Kanal liefert, wie Gebühren- und Steuerabstimmung funktionieren und woran du erkennst, ob eine Lösung wirklich abstimmt oder nur überträgt.

Was heißt Steuer- und Gebührenabstimmung im Multichannel-Handel?

Steuer- und Gebührenabstimmung heißt, für jeden Kanal und jeden Zeitraum drei Rechnungen aufgehen zu lassen, bevor etwas gebucht wird. Erstens die Auszahlung: Bruttoumsatz minus Gebühren, Erstattungen und Einbehalte ergibt exakt den überwiesenen Betrag. Zweitens die Gebühren: Jede Gebühr ist einer Bestellung oder einer Gebührenrechnung zugeordnet und steuerlich nach ihrem Rechnungssteller behandelt. Drittens die Umsatzsteuer: Der Steuerbetrag je Steuerfall im Buchungsstapel entspricht dem Steuerbericht des Kanals.

Mit einem Kanal lässt sich das noch per Tabelle prüfen. Ab dem zweiten Kanal kommen verschiedene Auszahlungsrhythmen, verschiedene Berichtsformate und verschiedene Rechnungssteller dazu, und alles läuft auf demselben Bankkonto zusammen. Ohne gemeinsame Abstimmung bleibt dann nur, die Netto-Auszahlungen als Sammelposten zu buchen. Das widerspricht dem Verrechnungsverbot nach § 246 Abs. 2 HGB und meldet zu wenig steuerpflichtigen Umsatz.

Welche Daten jeder Kanal liefern muss

Jeder Kanal liefert Umsatz, Steuer, Gebühren und Auszahlung aus anderen Quellen. Eine automatisierte Lösung muss alle vier je Kanal abholen, sonst fehlt eine Seite der Abstimmung.

Wie die einzelnen Abrechnungen aufgebaut sind, zeigen die Guides zu Amazon-Gebühren, Otto, Kaufland und PayPal und Klarna.

Wie die Gebührenabstimmung funktioniert

Die Gebührenabstimmung zerlegt jede Auszahlung in ihre Bestandteile und prüft, ob die Rechnung aufgeht: Bruttoumsatz minus Gebühren minus Erstattungen plus oder minus Einbehalte und Korrekturen gleich Auszahlung. Jede Gebühr wird dabei ihrer Bestellung zugeordnet und als Aufwand gebucht, die Auszahlung gleicht nur das Geldtransitkonto des Kanals aus.

Der zweite Teil der Gebührenabstimmung ist steuerlich. Wer die Gebühr in Rechnung stellt, entscheidet über die Umsatzsteuer darauf:

Fehlt eine § 13b-Gebühr in der Buchhaltung, fehlen in der Umsatzsteuer-Voranmeldung beide Seiten: die geschuldete Steuer und die Vorsteuer. Der Saldo ist null, die Meldung trotzdem unvollständig. Ein Gebührenabgleich, der nur Beträge zuordnet, aber den Rechnungssteller ignoriert, löst deshalb nur die Hälfte. Wie Plattformen sich bei reinem Gebührenabgleich unterscheiden, vergleicht der Artikel Marktplatzgebühren automatisch abgleichen.

Wie die Steuerabstimmung vor dem DATEV-Export funktioniert

Die Steuerabstimmung ordnet jeder Bestellung ihren Steuerfall zu und prüft danach die Summen. Vier Steuerfälle kommen im Multichannel-Handel regelmäßig vor:

1. Inland mit 19 oder 7 Prozent Umsatzsteuer.
2. OSS-Fernverkauf an Privatkunden in anderen EU-Ländern oberhalb der Lieferschwelle, mit der Steuer des Lieferlandes, gemeldet über das One-Stop-Shop-Verfahren nach § 18j UStG.
3. Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung an Unternehmen mit gültiger USt-IdNr., gemeldet in der Zusammenfassenden Meldung nach § 18a UStG.
4. Ausfuhr in Drittländer wie die Schweiz.

Danach folgt die Verprobung: Die Umsatzsteuer je Steuerfall im Buchungsstapel muss der Umsatzsteuer laut Kanalbericht entsprechen, bei Amazon dem Umsatzsteuer-Transaktionsbericht, bei Shopify den Steuerzeilen der Bestellungen. Erstattungen mindern den Umsatz im Steuerfall der Ursprungsbestellung, aber im Zeitraum der Erstattung. Bei Amazon mit Pan-EU-Versand kommen Lagerverbringungen und Verkäufe aus ausländischen Lagern dazu. Die Fallunterscheidung je Lieferland erklärt der Leitfaden OSS-Verkäufe im E-Commerce.

Welche Erlöskonten und Steuerschlüssel für diese Fälle gelten, legt die Kanzlei für das Mandat fest. Die Software setzt diese Regeln um, sie ersetzt sie nicht.

Drei Wege, Multichannel-Daten in die Buchhaltung zu bringen

Im Kern gibt es drei Wege. Sie unterscheiden sich vor allem darin, wann geprüft wird und wer prüft.

Allgemeine Buchhaltungssoftware ist für Kontoauszug und Eingangsrechnung gebaut und dort stark. Für einen Marktplatz-Payout, der hunderte Bestellungen und mehrere Gebührenarten bündelt, fehlt ihr die Abrechnung je Bestellung. Einen ausführlichen Vergleich der Exportmethoden nach Fehleranfälligkeit enthält der Artikel Automatisierter DATEV-Export im E-Commerce.

Wie die Daten in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen ankommen

Am Ende steht ein Buchungsstapel im DATEV-Format, kurz EXTF: eine CSV-Datei mit fertigen Buchungssätzen, die die Kanzlei in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen importiert. Jede Zeile enthält Betrag, Konto, Gegenkonto, Steuerschlüssel, Belegdatum und Belegfeld. Bei mehreren Kanälen entstehen daraus Sammelbuchungen je Kanal, Steuerfall und Zeitraum, aus zehntausenden Einzelposten werden einige hundert Buchungen.

Für jeden Kanal und jeden Zahlungsanbieter gibt es ein eigenes Geldtransitkonto. Die Kanzlei bucht die Bankumsätze gegen diese Konten, und ein Saldo von null zeigt, dass der Kanal vollständig ist. Bleibt ein Saldo, zeigt das Konto direkt, in welchem Kanal er liegt. Wie die Arbeitsteilung zwischen Händler, Kanzlei und Tool dabei aussieht, beschreibt der Artikel Shopify und Amazon in DATEV buchen.

Wie CONA Steuern und Gebühren über alle Kanäle abstimmt

CONA bindet Shopify mit Shopify Payments, PayPal, Klarna, Mollie, Adyen und Amazon Pay an, dazu Amazon FBA und FBM auf allen EU-Marktplätzen sowie Otto, Kaufland, MediaMarktSaturn, Douglas und TikTok Shop. Alle Kanäle laufen in einer gemeinsamen Abstimmung: Bestellungen, Zahlungen, Gebühren, Retouren und Umsatzsteuer werden in Echtzeit gegeneinander geprüft, bevor etwas exportiert wird.

Konkret heißt das: Jede Auszahlung wird in Umsatz, Gebühren, Erstattungen und Einbehalte zerlegt, jede Bestellung bekommt ihren Steuerfall inklusive OSS und Lieferland, und Konten, Steuerschlüssel und Buchungsregeln werden im Setup mit dem Steuerberater festgelegt. Nach DATEV geht ein aggregierter EXTF-Buchungsstapel, und das Aktivitätslog führt von jeder Sammelbuchung zurück zur einzelnen Bestellung. Das Setup dauert in der Regel unter einem Tag, nach eigenen Angaben sinkt der Abstimmungsaufwand um rund 95 Prozent.

Die Produktseiten Marktplätze zu DATEV und Shopify DATEV Schnittstelle zeigen den Weg von der Zahlung zum Stapel, die Integrationsübersicht listet alle angebundenen Kanäle.

Fünf Fragen an jede Multichannel-Lösung

1. Anbindung: Holt die Lösung Bestellungen, Gebühren und Auszahlungen je Kanal automatisch ab, oder brauchst du CSV-Uploads?
2. Gemeinsame Abstimmung: Laufen alle Kanäle und Zahlungsanbieter in einer Abstimmung mit eigenem Geldtransitkonto je Anbieter?
3. Gebühren mit Steuerlogik: Wird jede Gebühr ihrer Bestellung zugeordnet und nach ihrem Rechnungssteller behandelt, inklusive § 13b?
4. Steuer vor dem Export: Wird der Steuerfall je Bestellung bestimmt und gegen den Kanalbericht verprobt, bevor der Stapel entsteht?
5. Nachvollziehbarkeit: Führt jede Sammelbuchung im DATEV-Stapel bis zur einzelnen Bestellung zurück?

Fünfmal ja heißt: Die Kanzlei bekommt geprüfte Zahlen und prüft nur noch. Wenn du sehen willst, wie das mit deinen eigenen Kanälen aussieht, bring deinen Steuerberater in eine Demo mit. Der erste Monat ist kostenlos, und am Ende zählen zwei Dinge: Abstimmung vor dem Export und Nachvollziehbarkeit jeder Buchung. Weitere Guides findest du im Wissens-Hub.